L’analyse et le contrôle du FEC permettent d’éviter la non-conformité du fichier des écritures comptables. Le cas échéant, le contribuable risque une demande de mise en conformité du fichier.
Une telle demande peut entraîner des conséquences désastreuses dans le cadre d’un contrôle fiscal.
Dans cet article nous ferons le point sur le fichier des écritures comptables : définition, obligations, mise en conformité, contrôle, analyse ou encore audit du FEC.
Bonne lecture.
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Sommaire
Définition du fichier des écritures comptables
Qu’est-ce-que le fichier des écritures comptables ?
Le Fichier des Écritures Comptables (FEC) constitue un fichier dématérialisé qui retrace la comptabilité des contribuables tenue au moyen d’un système informatisé.
Lorsqu’une entreprise fait l’objet d’un contrôle fiscal, elle doit remettre ses fichiers des écritures comptables au service en charge du contrôle (article L 47 A-I du Livre des procédures fiscales – LPF).
Quelles sont les obligations entourant le FEC ?
Les obligations qui entourent le FEC sont :
- La remise du fichier au service en charge du contrôle de l’entreprise
- La conformité du FEC aux normes prévues par l’article A 47 A-1 du LPF
Ces obligations sont prévues par le Livre des procédures fiscales.
En effet, les articles L 47 A-I et A 47 A-1 du LPF régissent les modalités de remise du FEC, les contrôles que peut effectuer l’administration sur le fichier et son formalisme.
A savoir : d’autres procédures spécifiques de contrôle du fichier des écritures comptables sont prévues par l’articles L 47 A du LPF :
- La procédure de traitements informatiques L 47 A-II du LPF
- La procédure de contrôle inopiné L 47 A-III du LPF
Contrôle du FEC
Le contrôle du FEC permet au contribuable de s’assurer que son fichier des écritures comptables respecte les normes prévues par l’article L. 47 A-I du LPF. Ce contrôle présente un réel intérêt en prévision d’un éventuel contrôle fiscal.
En effet, en l’absence de contrôle du FEC, le contribuable risque un défaut de conformité du FEC et donc une demande de mise en conformité de la part du vérificateur.
Bien que l’entreprise puisse mettre son FEC en conformité a posteriori, un défaut de conformité du FEC ne permet pas de démarrer le contrôle fiscal dans de bonnes conditions.
Quel logiciel utiliser pour le contrôle du FEC ?
L’administration met à la disposition du contribuable un logiciel de contrôle du FEC nommé Test Compta Demat. Ce logiciel est téléchargeable ici.
Cet outil permet au contribuable de vérifier que son FEC respecte les normes codifiées aux paragraphes VI à XIV de l’article A 47 A-1 du LPF.
Comment réaliser le contrôle du fichier des écritures comptables ?
Le contrôle du fichier des écritures comptables au moyen de Test Compta Demat comporte trois grandes étapes :
- le téléchargement et l’installation du logiciel
- l’utilisation du logiciel : le contribuable doit saisir un numéro de dossier (aléatoire) et le nom de sa société, sélectionner les fichiers des écritures comptables à contrôler, puis lancer le test
- Une fois que le logiciel a réalisé le test du fichier des écritures comptables, un rapport au format PDF est généré et permet de constater les éventuelles causes de non-conformité
À savoir : le format du FEC doit être SIRENAAAAMMJJ : SIREN signifie le numéro Siren de l’entreprise et AAAMMJJ la date de clôture de l’exercice comptable.
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Conformité du fichier des écritures comptables
La conformité du fichier des écritures comptables signifie que le fichier respecte les exigences de l’article A 47 A-1 du LPF.
Attention : le rapport communiqué par le logiciel Test Compta Demat ne constitue aucunement une attestation de conformité du FEC. Il s’agit tout au plus d’une indication.
L’utilisation de l’outil Test Compta Demat permet de vérifier la conformité du FEC en amont d’un contrôle fiscal.
En effet, dans le cadre d’une vérification de comptabilité, lorsque le fichier des écritures comptables n’est pas conforme, le vérificateur dresse un procès-verbal d’absence de conformité. Ce procès-verbal est adressé par courrier au contribuable ou remis en main propre.
Le vérificateur transmet également une demande de mise en conformité du fichier des écritures comptables (BOI-CF-IOR-60-40-10).
Comment obtenir un fichier des écritures comptables conforme ?
Pour être conforme, le fichier des écritures comptables doit pleinement répondre aux exigences de l’article A 47 A-1 du LPF.
Le fichier doit notamment :
- être un fichier plat – en général il s’agit d’un fichier au format .txt – , à organisation séquentielle et structure zonée ou sous la forme de fichiers structurés codés en XML (respectant la structure du fichier XSD)
- retracer l’ensemble des écritures et journaux comptables pour chaque exercice vérifié, dont les écritures d’à nouveau et d’inventaire (amortissement, cession des immobilisations, dépréciation, stocks, provisions et régularisations)
- contenir de nombreuses données réparties dans des colonnes
Le FEC contient entre autres informations : le code journal de l’écriture et son libellé, la date de comptabilisation et de validation de l’écriture, le numéro de compte, les montants au débit et au crédit, les libellés et numéros des comptes auxiliaires, le lettrage de l’écriture et les dates des pièces justificatives ainsi que le montant et l’identifiant des devises.
La conformité du FEC dépend donc du respect scrupuleux de l’ensemble des obligations prévues par l’article A 47 A-1 du LPF.
Analyse du FEC
L’analyse du FEC permet de s’assurer que le fichier des écritures comptables est bien conforme aux dispositions de l’article A 47.
Le but de l’analyse du FEC est préventif : éviter une remise en cause du fichier dans le cadre d’une procédure de contrôle fiscal.
Quels sont les outils d’analyse du FEC ?
Il existe plusieurs outils d’analyse du FEC qui permettent de vérifier sa conformité et de déceler les éventuelles anomalies.
En premier lieu, l’outil de l’administration Test Compta Demat contrôle le FEC et rend un rapport permettant d’analyser les manquements à l’article A 47 A-1 du LPF.
En second lieu, certains éditeurs privés ont conçu des logiciels d’analyse du FEC payants. C’est notamment le cas de l’éditeur Francis Lefebvre qui a développé le logiciel FEC-Expert ou encore de Taxanalytics développé par TAJ.
Néanmoins, l’analyse d’un fichier des écritures comptables est une tâche extrêmement complexe qui doit être réalisée avec minutie. En effet, un FEC non conforme augmente les risques de redressement fiscal.
Il est donc fortement recommandé de confier l’analyse du FEC à un avocat fiscaliste qui saura déceler les potentiels manquements.
Comment analyser le FEC ?
Pour analyser le FEC, le contribuable doit s’assurer qu’il répond aux normes de l’article A 47 A-1 du LPF.
L’analyse du FEC comporte trois grandes étapes :
- le test du FEC au moyen de l’outil de l’administration Test Compta Demat ou d’un logiciel privé
- l’étude des anomalies constatées au regard des dispositions légales
- la correction des anomalies pour éviter une non-conformité du FEC
Etape 1 : Test du FEC
Pour réaliser l’analyse du FEC, il est important de le tester au moyen de l’outil de l’administration, Test Compta Demat.
Ce test permet de cibler les anomalies susceptibles d’entraîner une non-conformité du FEC. À l’issue du test, un rapport généré par le logiciel indique si le FEC est conforme. Le cas échéant, il précise les anomalies constatées.
Etape 2 : Étude des anomalies constatées
L’étude des anomalies du FEC permet d’analyser les résultats du test (rapport de Test Compta Demat) et de les comparer aux dispositions de l’article A 47 A-1 du LPF.
Il s’agit d’une étude fiscale et comptable du FEC qui permet de déceler les éléments qui ne répondent pas aux obligations légalement prévues.
L’analyse du FEC nécessite donc une connaissance accrue des règles fiscales et comptables entourant ce fichier.
Etape 3 : Correction des anomalies du FEC
Lorsque les manquements sont identifiés, l’analyse du FEC se termine par un rapport communiqué au gestionnaire comptable de l’entreprise.
Ce dernier effectue les corrections nécessaires sur le FEC afin qu’il soit conforme aux obligations émanant de l’article A 47 A-1 du LPF.
Audit du FEC
L’audit du FEC permet de vérifier que le fichier ne présente pas d’anomalies fiscales et comptables susceptibles d’entrainer un redressement fiscal (réception d’une proposition de rectification).
En cela, l’audit du FEC est particulièrement utile pour prévenir les conséquences potentiellement désastreuses d’un contrôle fiscal.
Contrairement à l’analyse du FEC (respect des conditions de l’article A 47 A-1 du LPF), l’audit du FEC porte aussi bien sur la forme que le fond.
Il ne s’agit donc pas seulement d’étudier le formalisme du FEC, mais de s’assurer que l’entreprise satisfait à l’ensemble de ses obligations fiscales et comptables.
Comment se déroule l’audit du FEC ?
L’audit du FEC comporte quatre grandes étapes :
- l’analyse du FEC et de sa conformité : respect des exigences de l’article A 47 A-1 du LPF
- l’étude de la comptabilité de l’entreprise au regard de ses obligations fiscales et comptables
- la vérification des déclarations de l’entreprise sur la base de sa comptabilité
- la restitution des anomalies et manquements détectés au moyen d’un rapport précisant les risques pour le contribuable
L’audit du FEC en matière de TVA
En matière de TVA, l’audit du FEC permet de s’assurer que la société déclare correctement sa TVA.
Cette vérification porte sur plusieurs points tels que :
- le taux pratiqué au regard des activités de l’entreprise
- la correcte comptabilisation et déclaration de la TVA
- l’absence de TVA collectée non déclarée
- l’absence de TVA déduite par anticipation ou d’excès en matière de déduction
- la correcte application des règles en matière de commerce international
Rapprochement de chiffre d’affaires
Le rapprochement de chiffre d’affaires est une technique qui permet de réaliser un audit de la TVA. Il consiste à comparer les chiffres d’affaires comptabilisés et déclarés par l’entreprise.
Des incohérences peuvent conduire à une minoration de la TVA déclarée ou à une déduction excessive.
FEC et contrôle fiscal
Le FEC est un élément essentiel en matière de contrôle fiscal. Au moyen du FEC, le vérificateur peut contrôler la comptabilité de l’entreprise ainsi que ses déclarations.
Le fichier des écritures comptables concerne les entreprises qui tiennent leur comptabilité de manière informatisée.
Le FEC est remis au vérificateur au début du contrôle fiscal (première intervention). Le vérificateur étudie le FEC au regard des obligations fiscales et comptables de l’entreprise et formule des demandes au responsable ou à son représentant.
Contrôle fiscal et défaut de conformité du FEC
Un FEC non conforme ou un défaut de FEC emporte plusieurs conséquences :
- majoration de 10 % des droits rectifiés ou une amende de 5 000 € pour chaque exercice visé (article 1729 D du CGI)
- évaluation d’office de la comptabilité (article L 74 du LPF) et une majoration de 100 % des droits rectifiés pour opposition à contrôle fiscal (article 1732 du CGI)
- rejet de la comptabilité de l’entreprise et reconstitution du chiffre d’affaires qui aura pour incidence de renverser la charge de la preuve
FAQ – Analyse et contrôle du FEC
Quel est le format du FEC ?
Le format du FEC est SIRENAAAAMMJJ. Il comporte le numéro SIREN de l’entreprise et la date de clôture de son exercice comptable.
Comment effectuer le test du FEC ?
Test Compta Demat est l’outil de l’administration qui permet d’effectuer le test du FEC.
Pour réaliser le test du fichier des écritures comptables, le contribuable doit :
- télécharger le logiciel
- importer le FEC dans l’outil et lancer le test
- consulter le rapport du test pour détecter les anomalies
Pourquoi réaliser une analyse du FEC ?
Une analyse du FEC permet d’éviter la non-conformité du fichier des écritures comptables, en cas de procédure de contrôle fiscal. En effet, l’objectif de l’analyse consiste à cibler et à corriger les anomalies présentes sur le FEC en amont d’un contrôle.
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